Wat moet er verplicht op een kwitantie staan?
Een goede kwitantie is duidelijk, volledig en direct bruikbaar in de administratie. Gebruik onderstaande checklist zodat je niets mist. Wil je daarna meteen verder, dan kun je ook direct een gratis kwitantie als PDF maken.
Checklist
- Datum van betaling of levering.
- Naam en contactgegevens van betaler en ontvanger.
- Duidelijke omschrijving van product of dienst.
- Exact betaald bedrag.
- Vermelding dat het bedrag is voldaan.
- Eventueel handtekening of akkoordveld voor extra bevestiging.
BTW op een particuliere kwitantie
Particulieren zonder BTW-ondernemerschap zetten meestal geen BTW op de kwitantie. Het document is dan een betalingsbewijs zonder BTW-regel. Lees bij twijfel ook de uitleg over kwitanties en de Belastingdienst.
Verschil tussen handig en verplicht
Niet elk veld is in elke situatie wettelijk verplicht, maar hoe vollediger de kwitantie is, hoe minder discussie er later ontstaat. Vooral datum, bedrag, omschrijving en partijgegevens zijn belangrijk wanneer de betaling later in een administratie of belastingaangifte terugkomt.
Veelgemaakte fouten
- Alleen een bedrag noteren zonder omschrijving.
- Geen onderscheid maken tussen betaler en ontvanger.
- Een Word-template aanpassen en per ongeluk oude gegevens laten staan.
- Geen PDF bewaren nadat de betaling is afgerond.
Voorbeeldsituaties
Een kwitantie is nuttig bij contante betalingen, particuliere klussen, tweedehands verkoop, losse vergoedingen en betalingen aan iemand zonder uitgebreide factuuradministratie. Gaat het om structureel zakelijk werk, controleer dan of een factuur beter past via factuur vs kwitantie. Bekijk ook een voorbeeld van een kwitantie in PDF als je wilt zien hoe het document eruitziet.